值言的視線

Beauty is everywhere. It is not that she is lacking to our eye, but our eyes which fail to perceive her.

如何提高效率?每天只工作4小時的居家工作建議

  在疫情期間,很多人都因為各種理由必須在家遠端工作,身為一個居家隔離長達四年的小說家,我摸索了一些在家的工作的好方法提供給大家參考:

 

◆寫在前面:在家工作是一場與自己的戰爭

 

  首先要說明在家工作的邏輯,跟在辦公室工作完全不一樣,因為辦公室有同事互相惕勵,至少看大家都在工作,你也會產生我也該工作的感覺(背後的心理學原理是羊群效應),工作累了還可以聊個幾句幫忙紓壓。

  另外辦公室是一個特定的場域,具有一定的強制力,畢竟辦公室裡有其他人,不可能堂而皇之在辦公室裡睡覺或者是玩遊戲、刷臉書……至少不能做得太明目張膽,小心老闆在你背後他看起來很火。

但家裡是你休閒娛樂、睡覺放鬆的環境,在家工作最痛苦的,就是該如何讓自己專心。

  這是一場自己與自己之間的戰爭。在家裡工作時,你會赫然發現自己是如此的偷懶、墮落、意志力薄弱、毫無決心……當你在家和自己相處的時候,會發現世界上最糟糕的人其實就是自己,更慘的是你還控制不住自己。 

  在家工作很常發生花了3個小時自怨自艾懷疑人生,好不容易痛定思痛讓自己坐到電腦前面專心工作,結果該做的事根本30分鐘搞定。

  然後你捫心自問,我前面那3小時到底是在痛苦啥?如果我先花30分鐘把事情做完,不就可以心情舒爽地玩上3個小時嗎?這是何苦?我到底在幹嘛!

  然後這樣的事情會像《明日邊界》的劇情那樣不斷輪迴,重複發生。

  所以說,在家工作的本質,其實就是一場自己對抗自己的戰爭!不用想像自己有多麼英明神武意志力驚人,100%的人類都有拖延症,對自己期待越高只會越失望而已。

  不如先承認自己是一條最偷懶的蠕蟲,沒錯我就爛!!!!然後再想辦法對抗自己的惰性。

 

◆第一步:寫出一份「三天內」待辦事項列表跟「不急的清單」

 

  首先可以用筆記軟體,為自己列出一個「三天內」的工作清單,以及「有時間再做就好/備忘錄」式的清單。

  之所以要分成兩個清單,是因為如果要把近期和遠期要做的事通通列在一起,會讓清單變得超級長,反而會令人產生一種「啊!要做的事情好多,乾脆放棄算了……」的挫敗感(背後的心理學原理是果醬實驗)。

  一份清單裡有差不多10件事情就已經很多了,再多只會令人選擇困難。所以如果有一些不急著現在做的事,就把它放到「不急的清單」中,等有空的時候再做吧!

 

◆第二步:使用勾選方塊條列待辦事項

 

我的待辦事項清單大概長這樣:

□寫OO公司委託的腳本

□給XX回信

□發想OOOO作品

□檢查oxoxox稿件

□記得跟編輯說xxxxxx

  清單是寫給自己看的,寫隨便一點也無妨,反正自己看得懂就好。

  另外我用來列清單的軟體是Evernote, Evernote可以免費安裝在一台手機和一台電腦上面,所以不管是在出門在外或是對著桌機工作,都可以隨時檢查自己的工作進度。

  另外 Evernote裡的記事會隨著使用頻率排列,越常修改的記事會排在越前面,一打開就可以看見工作清單,很方便查找。

  另外建議列出清單的時候,要在前面加上核選方塊,完成一件事情之後就打勾。因為如果完成一件事,就把那件事直接刪掉的話,忙了老半天最後一片空白,好像還是一事無成,很減損士氣。

  但如果只是在核選方塊裡打勾,就可以清楚掌握到自己一天做了多少事,會很有成就感。這份成就感有助於提升士氣,對抗自己一個人在家工作的寂寞。

  這麼做也方便紀錄每天的進度,通常一天結束後,我會把今天做的事情複製下來,貼到另一份紀錄中。

  這樣如果有一天我覺得「唉呀!這個月的我真是個廢物……」的時候,還可以隨時回頭來看我是不是真的這麼廢,如果看到我自己其實做了蠻多事,就會覺得「喔喔其實我也不錯嘛!」這樣自我感覺稍微良好一點。

  (千萬不要小看沒有同事(其他人類)在身邊跟你聊天的精神傷害!在家工作久了,真的很容易陷入自怨自艾的憂鬱漩渦當中,需要隨時予以勉勵。)

 

◆第三步:待辦事項最好保持在3個以上

 

  清單裡的代辦事務最好保持在3到10個之間,需要注意「最好不要只剩下一件待辦事項」。

  因為如果剩下一件待辦事項的話,就會產生「就是不想做這件事」的神秘抗拒感(背後的心理學原理有點類似白熊效應)。

  如果真的缺少待辦事項的話,就連打掃家裡、洗碗拖地的雜事也可以寫進來,一旦清單裡面有3件待辦事項,你就不會覺得自己別無選擇,會心甘情願從三件事裡選一件開始做。別懷疑這是真的!!屢試不爽!

 

◆第四步:大專案要切細成每日進度

 

  另外如果有那種沒有辦法在一時之間完成的大型專案,例如「一個月後要交出一本小說」,最好不要在清單裡直接寫「我要交一本10萬字的小說」,因為這個任務實在太難了!光是用看的我就想放棄躺平……裸奔到編輯部去跟責編磕頭謝罪好像都還比較簡單。

  比較好的方式是「把大專案拆成比較容易完成的小項目」,「寫一本10萬字的小說」看起來困難到飛天,可是如果把它拆開變成「我今天要寫3000字」相對來說就會比較簡單一點。

  雖然最後要都是要寫10萬字,可是把一件事拆細成小項目,就會降低去做它的心理難度……人的大腦就是這麼簡單會被騙!越簡單的待辦事項,看起來就會越可口越想去做。

 

◆第五步:給待辦事項排優先順序

 

列好待辦事項清單之後,我會根據於交件的急迫程度,把待辦事項編號,例如這樣:

□寫OO公司委託的腳本1

□給XX回信2

□發想OOOO作品3

□檢查oxoxox稿件4

□記得跟編輯說xxxxxx5

  就像上面這樣很簡單,只要在事項後面寫上1 2 3 4 5的數字就好了。

  如果待辦事項不編號的話,以人類的劣根性,我都會先挑最簡單的事去做,最後就剩一籮筐超難的事,然後我又不想做,然後又會開始拖。

  為了不讓自己被各路甲方大大或編輯殺害,還是要根據事情的緊急程度去排名,越急的事就要越優先完成。

  這樣編號的好處是,根據拖延症的尿性,就算寫了優先順序,你也不太可能真的就照順序做事。

  有時候就算心裡知道必須先做優先度1的事,但又會因為前面提到過的謎之抗拒感(?)而「就是不想做優先度1的事」。這時候你就可以從優先度2跟3之間,挑一件比較想做的事情做。

  所以從結果看,雖然你還是在拖延優先度1的事,可是至少你還有完成的優先度2或3的事,還是多少做了一些正事。這樣子心理負擔會比較小,至少不會讓你覺得今天一事無成。

  在家工作的心理狀態很脆弱,很容易會被無限循環的自責給壓垮,所以在維持心理平衡上也必須要小心。

 

◆第六步:為每一項事務標上預計的完成時間

 

再來還有一項很重要的細節,就是為每一項待辦事項標註一個大概的完成時間,例如這樣: 

□寫OO公司委託的腳本(60分鐘)1

□給XX回信(10分鐘)2

□發想OOOO作品(30分鐘)3

□檢查oxoxox稿件(30分鐘)4

□記得跟編輯說xxxxxx(10分鐘)5

  為什麼要特別標註完成時間呢?當然還是因為要對抗自己的惰性!如果不劃定時間的話,很容易打開word發呆,然後產生正在做事的幻覺!

  看了一個下午的word游標閃爍秀,然後覺得自己做了很多事,結果一算才寫了200字!世界上最嚴重的錯覺莫過於此!!!簡直比「手機震動、我能反殺、她喜歡我」這樣的人生三大幻覺更嚴重,一定要避免!

  我的做法是標註好每件事大概的完成時間後,就開始做事,然後做事的時候用Forest專注森林一邊計時。

  Forest是一個提升生產力的APP,簡單來說,你可以開啟它的計時功能,在它計時的時候,手機不能打開其他APP。

  這樣既可以減低玩手機分心的機率,也可以用APP內建的統計功能計算一下自己實際做事的時間,以免產生不切實際的幻覺,在家工作總是特別容易看到海市蜃樓啊。

 

◆最終目標:每天只工作4小時就好

 

  寫了這麼長終於講到最後了!這裡要分享一個很離經叛道的心法,就是每天只工作4小時,4小時超少的耶!聽起來真是超爽的!在家工作這麼閒真的可以嗎?

  如果會這樣想的話,就試著自己動手做一次吧,實際上,每天要「真正專注地工作4小時」還蠻難的。

  上班的時候,會覺得每天上班八小時很簡單啊,但那是因為在上班的過程中,還會接電話、跟同事打屁、吃零食、上廁所、滑滑手機、逛逛網路,或者去會議室裡開會,其實一下子時間就過去了。

  要「真正坐在電腦前面專心工作4個小時」,其實遠比想像中困難,說不定你在上班時都做不到,更別提在家工作了。

  但是,正因為「每天只要工作4個小時就好」的口號聽起來很爽,所以才要反過來利用這個方式鼓勵自己。

其實你只要「每天工作4個小時」就好,其他的時間你愛怎麼玩就怎麼玩,要看漫畫看新番玩遊戲都可以,隨便你!認真工作4個小時之後就自由了!

  沒有在家工作的人會覺得「在家工作超好的,隨時隨地都可以休息」,但其實在家工作就意味著「24小時都在工作」,因為根本就沒有上班和下班的時間界線。

  失去下班的界線後,人生就只剩下「工作的時間」和「擔心我還沒完成工作的時間」。大概在家工作到第3年左右,我就因為壓力引發多囊性囊腫去開刀,長期累積下來的壓力其實也相當可觀。 

  我覺得對在家工作者而言,最困難的不是工作本身,而是要「讓自己進入工作狀態」,我在這件事上所花費的心力,遠大於任何難寫的小說,因為這股壓力無所不在。 

  這股壓力就像是一個看不見的敵人,這個敵人每天24小時每分每秒都有可能來偷襲你,為了防範他來,你就必須要每分每秒都保持警戒。

  除非你是從異世界穿越來的,不然正常人根本就不可能拿出這樣的專注力。與其去打一場註定不會贏的仗,還不如劃定4小時的時間範圍,只要在這段時間裡認真工作就好了。

  其實認真工作4小時的效率遠高於你的想像,例如我寫這一篇文章到現在差不多寫了4000字,其實才花了一個半小時而已。寫4個小時的小說,我差不多可以寫6到7千字左右(延伸閱讀:語音輸入法終極PK:小說寫作到底用哪種語音輸入法好?),做一天的進度其實也蠻足夠了。

 

◆結論:請用加法思維想事情

 

  回到主題,在家工作其實就是一場跟自己之間的戰爭,唯一要對抗的敵人就是自己的惰性。

  人類是社交的動物,長期自己一個人工作,很容易流於悲觀。推薦大家使用加法思維去想事情, 不要一直去想「我今天又沒完成OO,我是個廢物!」,而是去想「我今天又完成了OO,真是很了不起!」

  當然如果你就覺得自己很廢,也不可能光靠幾句雞湯喊話就振作起來,要改變自我認知是很困難的事。

  所以建議還是使用「列出待辦事項清單/每天工作4小時」的方法,直接量化自己的工作成果。把工作成果具體呈現在眼前,自然也會對自己增添一份自信。

  另外還有一些零碎的小撇步,例如工作時多補充水份(脫水會讓腦力下降)、補充維生素B群(用腦會很消耗B群),然後每天最好有一個固定的時間做運動,如果太懶了不想做運動,至少也要伸展肩頸或泡泡澡讓自己流汗(原理是讓交感神經放鬆),會比較好睡。

  因為如果日常作息亂掉的話,整個人也會變得病懨懨,沒辦法認真工作。

 

◆最後的小建議:絕對不要穿著睡衣工作

 

  最後要給大家一個小建議,是「絕對不要起床後直接穿著睡衣工作」,穿著睡衣會讓精神狀態越來越懶散。長期在家工作的話,最好要準備一些日常居家服,起床後就脫下睡衣,換上居家服再開始工作。

  居家服並不需要花俏有型,反正也沒人看,當然也不用太正式,差不多下樓去跟郵差收掛號時不會尷尬的程度就可以了。

  但因為是長時間穿著的衣服,所以質料最好不要太差,另外因為在家工作通常都要久坐,所以千萬不要穿太緊的褲子,會讓下半身的血液沒有辦法循環,也會給膝蓋很大的負擔。

   最後,祝願大家都能身心健康在家裡工作,達到讓自己滿意的工作成果。